Benefícios da Digitalização

A digitalização traz uma série de benefícios não só para as coleções biológicas em si, mas também para os pesquisadores e o fluxo de trabalho da instituição. Na cartilha “Initiating a Collection Digitisation Project”, publicada pelo Sistema Global de Informação sobre Biodiversidade (GBIF, na sigla em inglês), os autores destacam algumas razões pela qual consideram que as instituições devam embarcar em projetos de digitalização:

Aumentar o uso dos dados da coleção biológica - Os dados digitalizados podem ser disseminados com muito mais facilidade, aumentando o número de pessoas que os acessam e utilizam suas informações. Sem digitalização, os dados só podem ser consultados por outras instituições por meio de uma visita pessoal ou pelo empréstimo do espécime, a um alto custo de transporte e atividades curatoriais.

Ampliar as formas de estudo dos dados - Com a coleção digitalizada, os dados podem ser consultados de maneiras diversas com ferramentas de busca específicas. É possível, por exemplo, organizar os dados por coletor e data de coleta, pelo táxon, pela posição geográfica ou de qualquer outra forma. Ou seja, a criação de um banco de dados bem estruturado, permite a sua visualização da maneira que o pesquisador necessitar, aumentando assim o uso e a relevância dos dados.

Aprimorar as atividades curatoriais da coleção - Com os dados digitalizados, o curador da coleção ganha em agilidade e facilidade para realizar seu trabalho, aprimorando os processos diários da instituição. Algumas ações como controle de empréstimo de espécimes, identificação de imprecisões de dados, padronização da terminologia usada nas etiquetas de amostras, entre outras, são beneficiadas pela digitalização.

Proteger os espécimes da coleção -  Após um primeiro manuseio da amostra para o registro eletrônico da mesma, a digitalização reduz drasticamente a necessidade de manuseio dos objetos físicos, trazendo um ganho de longevidade. Isto é especialmente importante para itens insubstituíveis, como espécimes de tipo. No entanto, a digitalização não deve causar uma restrição do acesso ao modelo, já que muitas formas de pesquisa continuam a exigir o exame físico do item original. A coleção digital também é fundamental para a gestão de desastres. Se algum acidente acontecer que venha a danificar a coleção original, o acervo digital continuará a ser um recurso valioso.

Reduzir o tempo de futuras transcrições - Depois da primeira transcrição dos dados de uma amostra, ela não precisa ser transcrita novamente para novos projetos com o mesmo espécime. Isto traz eficiência a futuros projetos de pesquisa, reduzindo o tempo e os custos. 

Aumentar a relevância da coleção - Instituições têm interesse em acessar dados de uma ampla gama de fontes que não meramente suas próprias coleções. Há também um aumento da pressão para permitir maior acesso à coleções de instituições e muitos novos projetos exigem acesso on-line aos dados resultantes, empurrando para a frente a criação de dados digitais. A exigência por parte dos usuários de dados com uma qualidade cada vez melhor também fortalecem as informações da coleção original. Com a digitalização, também é mais fácil monitorar o tamanho, o crescimento e o uso do acervo, gerando dados sobre a relevância da coleção que podem ser úteis na busca por financiamento para novos projetos.

Contribuir em pesquisas além do escopo tradicional da instituição – Ao serem digitalizadas e disponibilizadas em bancos de dados on-line, as coleções podem passar a contribuir com projetos de pesquisa que podem ir além do que é tradicionalmente estudado pela instituição.

Reforçar a legislação - De acordo com uma recomendação da Convenção sobre a Diversidade Biológica (CDB), da qual o Brasil é um dos países signatários, os países devem investir na integração e disponibilização de informações e dados on-line sobre biodiversidade. Assim, a digitalização dos dados é crucial para atender esta recomendação e cada vez mais necessário, até no que tange o financiamento público de coleções biológicas.

SiBBr - Sistema de Informação sobre a Biodiversidade Brasileira